Zoek de verspillingen – Administratief proces

Zoek de verspillingen – Administratief proces

Hoe kun je een administratief proces versnellen met een Blockchain?

Vind jij het ook zo vervelend om te moeten wachten? Vaak wordt dit wachten veroorzaakt door allerlei overdrachtsmomenten. Een willekeurig voorbeeld hiervan is de uitkering van een fietsverzekering. Het kan het soms weken duren voor de verzekeraar uitbetaalt. Dit geeft je het gevoel dat je van het kastje naar de muur wordt gestuurd.

W. Edwards Deming stelde dat 94 procent van alle problemen in een proces toe te wijzen zijn aan het procesontwerp. Laten wij deze stelling nou eens verder onderbouwen. En laten we als voorbeeld de uitkering van een fietsverzekering eens nemen. Hoe ziet het huidige proces er ongeveer uit?

  • Je doet aangifte bij de politie.
  • Je meldt de diefstal meteen aan bij de schadeafdeling van de verzekeraar waar je de fietsverzekering hebt afgesloten.
  • Je zorgt dat je de fietssleutel (inclusief de reservesleutel) plus aankoopbon paraat hebt. Vaak wordt hierom gevraagd door de schadeafdeling. In de polisvoorwaarden van de fietsverzekering staat precies vermeld wat je bij diefstal moet overleggen.

 

Stel je nu eens voor dat het proces ook zo zou kunnen gaan:

  • Je installeert de verzekeringsapp op je telefoon.
  • Je geeft via de app door dat je fiets gestolen is. De afhandeling (protocol wordt ingang gezet) en de betaling vindt direct plaats conform de eerder overeengekomen polisvoorwaarden.

 

Ter inspiratie refereren wij aan een proef die IBM vorig jaar heeft uitgevoerd o.b.v. Blockchain technologie. In dit filmpje geeft IBM uitleg over deze proef en maakt duidelijk wat het verschil is in organisatieontwerp.

Wat is er verder voor nodig?

  1. een geavanceerd slot,
  2. een procedure die automatisch in werking treedt bij een bepaalde gebeurtenis,
  3. een register die toegankelijk is voor elke deelnemer (Blockchain)

 

Conclusie

De doorlooptijd wordt enorm versneld doordat de verschillende ketendeelnemers op ieder gewenst moment over dezelfde informatie kunnen beschikken. Een bottleneck kan eenvoudig worden geïdentificeerd.

De voordelen voor de klant zijn glashelder, maar ook zeer afhankelijk van de wil of noodzaak om het proces te willen veranderen. Want innoveren kost geld. Wie draait er op voor de kosten voor het ontwikkelen en onderhouden van een gezamenlijke infrastructuur? En wat is het belang voor iedere ketendeelnemer? En transparantie brengt ook meer verantwoordelijkheid met zich mee.

In onderstaand formulier een uitwerking van de verspillingen die worden weggenomen met een nieuw organisatieontwerp. Het is een puur theoretische uitwerking en bedoeld ter inspiratie.

Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker 😉

 

Zoek de verspillingen (Tim Woods)

Transport
Onnodige verplaatsing van iets, zoals een aanvraag voor een goedkeuring.
Overdracht van declaratieformulieren, reservesleutels, of een proces-verbaal
Voorraad
Ongelezen e-mails, opslag van producten of cases in behandeling.
Ongelezen e-mails, post en cases in behandeling
Beweging
Overbodige beweging, zoals informatie opzoeken, iets printen of navragen.
Voor het invullen of meesturen van formuleren ben je vaak afhankelijk van de politie, RDW, fietsenwinkel, polisvoorwaarden of eigen administratie. Waarschijnlijk moet je nog printen of kopiëren.
Wachten
Vertraging/ wachten.
Wachten op je beurt, wachten op bevestiging of wachten op antwoord.
Overproductie
Meer aanbieden dan nodig.
Ga eens na hoe vaak je dezelfde gegevens opnieuw moet doorgeven, zoals n.a.w. gegevens.
Overprocessing
Meer doen dan wat de cliënt wil.
Dingen dubbel doen. Dossiers zowel fysiek en elektronisch opslaan.
Doordat elke instantie haar eigen administratie bijhoudt kan het voorkomen dat klantgegevens, of een serienummer van een fiets, de naam van de verzekeraar, een polisnummer, tijd en datum, vaker dan 1 keer moet worden doorgegeven. Zo ontstaat er een versnippering van informatie. En verschillende contactpersonen.
Fouten
Zorgt voor herbewerking
Door overdracht van gebrekkige, andere, of foute informatie kan het voorkomen dat een proces niet in één keer goed wordt doorlopen. De klant kan dan het gevoel krijgen dat zij van het kastje naar de muur wordt gestuurd.
Skills
Te weinig gebruik maken van capaciteiten van medewerkers
Capaciteiten van medewerkers worden onvoldoende benut. Denk bijvoorbeeld aan agenten die meer administratieve taken te doen krijgen door de komst van elektrische fietsen.

 

Leave a Reply

Close Menu